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Text File  |  1993-01-14  |  16KB  |  414 lines
  1.  
  2.               Pay Advice Analyser V1.27  (Distributable version)
  3.  
  4.                             Created by ROBERT HART
  5.  
  6.                    Designed & Programmed by RICHARD SMEDLEY
  7.  
  8.  
  9.                  Program & text (C) RICHARD SMEDLEY 1992-1993
  10.  
  11.  
  12. The program "PayAdvice" is a copyrighted, but freely distributable utility. If
  13. you use it, then please send me something in return.   I'd prefer to have cash
  14. (FIVE POUNDS STERLING), but am equally happy to receive videos, CDs, disks etc
  15. instead.
  16.  
  17. Please write to me at:
  18.  
  19.     RICHARD SMEDLEY,
  20.     257 STONEYFORD ROAD,
  21.     SUTTON-IN-ASHFIELD,
  22.     NOTTS.
  23.     NG17 3GJ
  24.     ENGLAND
  25.  
  26.  
  27. Everyone who registers will receive a -=>FREE<=- copy of the complete program,
  28. which features the enabled "Printout" and "Date order" functions.  Also, as an
  29. extra bonus, I'll throw in the latest versions of some of my other utilities.
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35. ©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©
  36. ©                                                                            ©
  37. ©                              COPYRIGHT NOTICE                              ©
  38. ©                                                                            ©
  39. © The program "PayAdvice" and all associated files are copyright, but may be ©
  40. © freely distributed by any means providing that all files remain intact and ©
  41. © unmodified, and on the condition that this  "Read.Me"  file is included in ©
  42. © all distributions.                                                         ©
  43. ©                                                                            ©
  44. © Any commercial use of this program is  prohibited without my prior written ©
  45. © permission.                                                                ©
  46. ©                                                                            ©
  47. ©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©©
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53. Recently, a friend of mine was explaining to me about how much he hated having
  54. to keep several cardboard boxes in the bottom of his warbrobe, inside which he
  55. kept all his weekly wage slips.  He was wondering whether or not I knew of any
  56. way of keeping records of all his pay slips on his trusty Amiga.
  57.  
  58. I'm sure that almost everybody has found themselves faced by this very problem
  59. at some time or another.   The only solution which I knew of was to  use  some
  60. kind of  Spreadsheet,  but my friend was thinking more along the  lines  of  a
  61. dedicated program which he could use without any fiddling about or setting up.
  62.  
  63. This is the solution which we arrived at...
  64.  
  65. A simple and easy to use utility which acts as a database for the payslip-type
  66. application. You set the program up to your own needs, then when you receive a
  67. pay packet, you simply type in the relevant details.
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73. Before I get down to the details about how to use this program,  there  is one
  74. point which I would like to mention.  Regardless of whether you are using this
  75. program or not, you should NEVER  destroy your payslips before the end of each
  76. financial year:   If a dispute arises then you will need the original payslips
  77. as evidence.
  78.  
  79. You might have just asked yourself: If I'm not going to throw out the payslips
  80. then why should I bother using this program ?
  81.  
  82. The answer to this is simple. It is worthwhile keeping a regular check on your
  83. wages, to make sure that the taxman  (or,  worse still,  your employer)  isn't
  84. ripping you off. It is easier, quicker, and more fun (less boring!) looking at
  85. a screenfull of numbers than what it is to sit down and search through several
  86. cardboard boxes. Besides which, if you wanted, you can now throw out all those
  87. payslips at the end of each financial year,  but still keep a permanent record
  88. of how much tax you've paid,  and  all  the  other  relevant details.
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94. I must stress that these instructions might sound a bit simplistic as you read
  95. them. This is because they are intended as a step-by-step guide which will let
  96. anybody easily set up and use this program. As always, the best way to see how
  97. things work is to experiment by yourself first,  and then  if all else  fails,
  98. read the instructions... (Isn't that what you've done anyway...?)
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104. Anyway, having got that part out of the way, we can now get down to business..
  105.  
  106. When you first load this utility, you will be asked if you want to  CREATE  or
  107. LOAD a payslip file. If you are running this program for the first time,  then
  108. you will obviously have to create a new file first.
  109.  
  110. Click on the CREATE button and, when asked, type in your name, department, and
  111. the name & address of your employer.  You will now be asked whether or not you
  112. use a clocking-on system.  If you do, click YES and type in your clock number,
  113. otherwise click on NO.
  114.  
  115. It is worth mentioning at this point that, whenever you are entering any  data
  116. into this program,  you must make sure that you NEVER put any comma's into the
  117. text that you are typing.  If you do, this program will be unable to read your
  118. PayAdvice files back from disk after you've saved them.
  119.  
  120. Next, you will be given the option of customizing the file structure according
  121. to your individual requirements.  Obviously, all wage packets are made up from
  122. additions and deductions to your wages  (eg. basic pay, overtime, taxes, union
  123. membership, and so on),  and it is unlikely that any two people will have  the
  124. exact same requirements.
  125.  
  126. By default, the file layout is as follows:
  127.  
  128.     ADDITIONS:    Basic pay
  129.             Overtime
  130.  
  131.     DEDUCTIONS:    P.A.Y.E. (ie. Paye As You Earn)
  132.             NICS IN  (National Insurance Contributions)
  133.             NICS OUT (As above...)
  134.             Other Deductions
  135.  
  136. If this fits the details contained in YOUR wage packet,  then you can click on
  137. NO and get down to business.
  138.  
  139. If not, then you will need to change them (click YES). In this version (V1.27)
  140. of the Pay Advice Analyser, there are six catagories,  any number of which can
  141. be assigned as either additions or deductions to your wages.  All six of these
  142. catagories MUST be defined, even if they are not all used.
  143.  
  144. After clicking on  YES,  you will have been asked how many of these catagories
  145. you wish to use for additions to your wages.   Enter the required number,  and
  146. whatever is left will be automatically assigned as deductions.
  147.  
  148. Next, you will be asked to type in a new title for each catagory.  Each  title
  149. is made up of two lines of seven characters. Simply type in each line and then
  150. press RETURN.
  151.  
  152. Incidentally,  whilst you are setting up a file,  don't worry about the totals
  153. columns (eg. Total gross, Total deductions and Net pay).  These are added onto
  154. the file for you, and automatically calculated.
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160. Having set up a suitable file, you can now start entering the information from
  161. your wage slips.   Each payslip is stored  (and displayed)  as one line of the
  162. file, with the current line having a grey box around it.
  163.  
  164. At this point,  the screen and box will be blank,  because you haven't entered
  165. any data yet.
  166.  
  167. If you are working with a box full of payslips,  then dig one out  at  random.
  168. Now,  if you look at the bottom of the screen,  you will see a row of buttons,
  169. one of which contains the word "EDIT".   Move the mouse pointer over this, and
  170. then press the left mouse button (or, if you prefer, pressing the Return/Enter
  171. key will have the same effect).
  172.  
  173. The display will now change,  and you will be asked to enter the date for  the
  174. period ending on the wage slip which you are holding.  Type this in, using the
  175. form of Day/Month/Year.    So,  if your wage slip is for the period ending  on
  176. 8th September 1992, you would enter 8/9/92. You MUST use the slashes (/)!
  177.  
  178. You will now be asked to enter, one at a time, the amount of each addition and
  179. deduction to your wages, as previously set up. Simply type in each number when
  180. requested, pressing RETURN/ENTER after each one.
  181.  
  182. After a brief pause,  you will be returned to the main screen,  where you will 
  183. see that the information which you have just typed in has been transfered into
  184. the file (and is located inside the grey box).
  185.  
  186. You can move the current line, say if you wanted to enter another payslip, via
  187. two methods: The other four buttons at the bottom of the screen contain arrows
  188. pointing left and right.   Pressing the buttons which contain a  single  arrow
  189. will move the file up/down by one line,  and pressing the double-arrow buttons
  190. will move it by a screen-full of lines at a time.
  191.  
  192. Otherwise,  if you prefer,  you can use the up/down cursor keys to emulate the
  193. single-arrowed buttons.
  194.  
  195. Now, after moving to whatever line you wish to work on next,  you simply press
  196. the EDIT button and continue as above.
  197.  
  198. If you make a mistake whilst entering some information,  you will want to edit
  199. that line. To do this is simple: You just select the line as if you were going
  200. to enter it, as above,  but this time,  instead of the computer asking you all
  201. the usual questions, you will see that it brings up a new display,  containing
  202. all the answers which you previously gave the computer. To actually change one
  203. of the answers,  move the mouse pointer over to the number that  you  want  to
  204. change, and then press the left mouse button. You will be asked to enter a new
  205. value: Type it in, then press RETURN.  After you've changed as many numbers as
  206. you need, click on the OK button to transfer them into the file, or the CANCEL
  207. button to leave the numbers as they were.
  208.  
  209. Sooner or later, you are going to have to save your payslip file.  To do this,
  210. select "SAVE CURRENT FILE" from the "FILES" menu on the titlebar. Use the file
  211. requester to select the appropriate filename & directory,  and then  click  on
  212. the SAVE button. Because all payslip details are highly confidential, you will
  213. next be asked to enter a password to save the file with.   I advise you to use
  214. this feature,  it is impossible to re-load a payslip file without knowing  the
  215. password that it was saved with. If you want, you can save the same file under
  216. a different password each time you save it.
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222. OTHER OPTIONS
  223.  
  224. All of the menu entries have been given names to make  them  self-explanatory,
  225. but I shall briefly cover what each one means.
  226.  
  227. NB.  Please note that the freely distributable version of this utility has had
  228. the "PRINTOUT" and "DATE ORDER" functions disabled.   A -=>FREE<=- copy of the
  229. complete program will be sent to everybody that registers (see top of file).
  230.  
  231.  
  232.     The FILES menu:
  233.  
  234.         CREATE      Create a new file, as above. Make sure that you
  235.               save the previous file first!
  236.  
  237.         LOAD      Load a previously saved file.  Again,  save the
  238.               current file before selecting this!
  239.  
  240.         SAVE      Save current file - detailed above.
  241.  
  242.         DELETE      Use the file requester to delete  any  unwanted
  243.               files from disk.
  244.  
  245.         PRINTOUT  Make a printout of all/part of the current file
  246.               Enter the start & end dates for the printout in
  247.               the form DD/MM/YY, as previously shown.
  248.  
  249.         QUIT      Exit the program.  Save the current file before
  250.               you select this!
  251.  
  252.  
  253.     The OPERATIONS menu:
  254.  
  255.         MOVE/TOP  Move current line to the top of the file.
  256.  
  257.         " BOTTOM  Moves the current line to  the  bottom  of  the
  258.               file.
  259.  
  260.         MOVE %      Move current line to a percentage  of  the  way
  261.               down the file. Enter the percentage (1-100).
  262.  
  263.         INSERT      Insert a blank line  at  the  position  of  the
  264.               current line.
  265.  
  266.         DELETE      Delete the current line.
  267.  
  268.         SEARCH      Search through the file, from the current line,
  269.               for a particular entry.  Click on a  button  to
  270.               select which field you want to search, and then
  271.               enter the text that you are looking for.  If it
  272.               is found,  the line containing the text will be
  273.               made the current line.
  274.  
  275.         DATE ORDER   Arrange all entries in the current file into
  276.               date order.  It is recommended that you do this
  277.               before making a printout or selecting the TOTAL
  278.               option (below).
  279.  
  280.         TOTALS      Calculate the totals in each column between any
  281.               two sets of dates.  Enter the dates  using  the
  282.               DD/MM/YY  format again,  and click on  OK  when
  283.               you've finished.
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289. These instructions might sound complicated as you are reading  them,  but  the
  290. program is actually very easy to use. I'd recommend playing around with things
  291. yourself to see how everything works.
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297. HOW MANY PAYSLIPS ?
  298.  
  299. It is probably best to keep the number of payslips in  each  file  down  to  a
  300. reasonable number.  The whole point of using this program is to  cut  out  the
  301. hastle and inconvenience of keeping several boxes of  payslips  lying  around,
  302. but if you insist on  having inconveniently large files,  then you  will  find
  303. that using this utility isn't much more fun than  searching  manually  through
  304. several boxes to keep a check on things.
  305.  
  306. But, for those of you who DO insist on keeping large files,  I have programmed
  307. this utility to accept up to 500  payslips  (about ten years worth!)  to  each
  308. seperate file.
  309.  
  310. Personally, I think that the best thing to do is to start a  new file  at  the
  311. beginning of each financial year  (why not use filenames like "FredBloggs1988"
  312. if you work for "Fred Bloggs Grocers", so you'll know where you are ?)
  313.  
  314. Regardless of whether you get paid weekly, monthly, or whatever,  you  can  be
  315. sure that by doing this, things won't get out of hand!
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321. A WORD ABOUT MEMORY...
  322.  
  323. This program requires a large chunk of unfragmented RAM in order  to  operate.
  324. If you find that the operating system crashes after loading this  program,  or
  325. if Workbench doesn't seem to  work properly  after you've been using it,  then
  326. your RAM was probably too fragmented at the time of loading.
  327.  
  328. If you find yourself suffering  from this problem,  then I'd suggest that  you
  329. try running this program straight after booting into  Workbench,  making  sure
  330. that you DON'T load anything else in between.
  331.  
  332. This should cure the problem.
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338. FINAL NOTES
  339.  
  340. Thanks must go to ANDY ESKELSON for his invaluable advice. Thanks Andy!
  341.  
  342. Pay Advice Analyser V1.27 was written using compiled GFABasic V3.51E
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348. Oops! I almost forgot! I haven't mentioned any of my favourite duff jokes yet.
  349.  
  350. Oh well, here goes...
  351.  
  352.  
  353.     (1)    How do you make the trousers of a suit last ?
  354.  
  355.         Make the jacket first!
  356.  
  357.  
  358.     (2)    What has two heads, four eyes, six legs and a tail ?
  359.  
  360.         A horse and rider!
  361.  
  362.  
  363.     (3)    If you have a referee in football and boxing, what do you
  364.         have in bowls ?
  365.  
  366.         Soup!
  367.  
  368.  
  369.     (4)    If two's company, and three's a crowd, what's four and five ?
  370.  
  371.         Nine!
  372.  
  373.  
  374. Finally,  an important joke for everybody who is suffering the effects of this
  375. never-ending recession... (and who isn't...)
  376.  
  377.  
  378.     (5)    Where can everyone find money if they look for it ?
  379.  
  380.         In the dictionary!
  381.  
  382.  
  383. Hmm... Perhaps that's enough jokes for now...
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389. Auf Wiedersehen,
  390.  
  391. Richard Smedley
  392.  
  393. 14th January 1993
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  ****************************************************************************
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